A ACTA

De todas as reuniões realizadas, das sociedades às associações, passando pelos condomínios e pelo Estado (no seu sentido mais amplo), é obrigatório lavrar-se um documento que, de modo ainda que sucinto, transcreva o que se passou nas citadas reuniões. Esse documento, de importância fulcral, é a acta.

E para que serve?

A importância do teor de uma acta, porque é um documento para memória futura, é enorme. Se os presentes, não obstante terem estado presentes, muitas vezes fazem confusão com o que se passou, imagine-se o que será para aqueles que não estiveram presentes e querem saber o que realmente se passou.

Se nesse documento nada se disser, os ausentes não saberão o que se passou nem, num futuro mais ou menos próximo, os presentes dirão, com clareza, tudo quanto se passou. Daí a importância de uma acta bem redigida, pelo que se devem evitar adjectivar os comportamentos de alguém ou situações de facto, e não mencionar apenas as conclusões.

Havendo várias questões em concreto em discussão não será correcto, por exemplo, escrever-se em acta que, depois de debatidas as questões e de prestados os esclarecimentos, as mesmas foram aprovados por maioria ou por unanimidade.

Mas quais questões ou esclarecimentos?

Algumas actas, por vezes extensas, com várias folhas de papel, são elaboradas de tal modo que os ausentes não ficam a saber minimamente o que se passou. Nada é dito em concreto.

Claro que, quando isso acontece é porque existe algum interesse do redactor em ocultar algo que, num futuro mais ou menos próximo, lhe possa ser prejudicial. É que nada se escrevendo, e como “palavras leva-as o vento”, ninguém se recordará do que se passou, e mesmo que alguém se recorde, fica sempre a dúvida por esclarecer. Foi isso o que realmente se disse e se aprovou? Ou seria uma outra versão um tudo-nada diferente? E é bom não esquecer que uma simples vírgula fora do sítio muda totalmente o sentido de uma frase.

Suponha o caro leitor que, das contas da sua associação, previamente distribuídas com a convocatória, não consta uma dívida a terceiros. E, no debate das contas nada foi dito, mas que da acta fica a constar que existe, afinal, uma dívida a terceiros de montante significativo.

De onde surgiu a dívida que não existia numa dada altura – a da distribuição das contas pelos associados e juntas à convocatória – mas que, como que surgindo do nada, passam a constar do documento final, sem que tivesse sido sequer abordada na assembleia, porque nada consta da acta.

Quem esteve na assembleia sabe o que se passou. Mas quem não esteve? E, num futuro, mais ou menos próximo, alguém se lembrará de fazer a história da associação e encontra a ocultação da dívida a terceiros num documento, com uma data, mas que existe noutro, em data posterior? O que pensará o historiador?

Suponha, ainda o leitor, que um funcionário da sua associação fez o “furto de uso” de uma viatura automóvel e que o caso foi debatido na assembleia e que o funcionário em causa obrigou-se, perante a assembleia, a indemnizar a associação com uma verba aprovada. Mas, sobre este assunto, nada consta da acta. Lembrar-se-á alguém, tempos depois, do montante concreto da indemnização?

Ninguém repara, ou se repara nada diz, e, no futuro, haverá mais um litígio em que as associações, e não só, são férteis!

 

IN Jornal de Matosinhos nº 1769, de 14 de Novembro de 2014